ОАО АКБ «Связь-Банк»: от бумажного к электронному документообороту

Связь-Банк объявляет о завершении первого этапа проекта оптимизации делопроизводства и документооборота за счет установки в нем системы электронного документооборота CompanyMedia (разработчик программного продукта – ЗАО «Компания «ИнтерТраст»).

Внедрение системы было продиктовано необходимостью сократить временные затраты и материальные издержки на ведение бумажного делопроизводства, а также наладить порядок в организации осуществления документооборота между головным офисом и филиалами банка на фоне все более активно возрастающего количества документов и усложнения бизнес-процессов.

С тем, чтобы выбрать наиболее подходящее для банка решение, способное удовлетворить поставленные задачи, специалисты компании тщательно проанализировали рынок и спектр представленных на нем программных решений. Наиболее пристально изучались возможности систем, разработанных на платформе Lotus Domino/Notes, успешно эксплуатируемой в Связь-Банке на протяжении нескольких лет в качестве инструмента для коллективной работы пользователей с информацией.

Внимание специалистов привлекла система электронного документооборота CompanyMedia (ЗАО «Компания «ИнтерТраст»), базирующаяся на платформе Lotus Domino/Notes и обладающая такими необходимыми для банка возможностями, как, например, корпоративность, то есть способность работать в компании со сложной, в том числе территориально-распределенной структурой (несколькими филиалами, которые могут находиться в разных городах). Также важной была возможность разграничить в системе право доступа к информации на основании должностных обязанностей сотрудников, что обеспечивало бы защищенность документооборота от несанкционированного доступа и тем самым ликвидировало возможность утечки информации. Возможность организации внутренней официальной переписки в электронном виде в CompanyMedia позволила бы на порядок сократить сроки прохождения документов в Банке, причем как в центральном офисе, так и при работе с удаленными филиалами, что, в свою очередь, смогло бы повысить конкурентоспособность Связь-Банка в банковском секторе. Наличие механизмов создания юридически значимого электронного документооборота позволило бы перейти на полностью безбумажный документооборот.

При этом с целью опробовать возможность взаимодействия сотрудников в рамках системы электронного документооборота и на опыте ощутить выгоды от автоматизации документационного обеспечения управления первоначально был проведен пилотный проект: программное обеспечение CompanyMedia было установлено на рабочих местах руководителей департаментов центрального офиса банка (около 300 человек). Высокие результаты опытной эксплуатации системы инициировали процесс дальнейшего ее внедрения в банке и в дальнейшем построения на базе CompanyMedia корпоративной для центрального и региональных офисов системы электронного документооборота.

Так, в сентябре 2007 года было автоматизировано уже 660 рабочих мест сотрудников центрального офиса. В 2008 планируется увеличить их количество до 1200-1700. Кроме того, в 2008 году основной фронт работ сосредоточится вокруг внедрения системы в региональных филиалах Связь-Банка (петербуржском, новосибирском и некоторых других). В этот срок в них будет автоматизировано более 1000 рабочих мест.

По словам Вице-президента Связь-Банка Романа Ефимова, «внедрение система электронного документооборота CompanyMedia позволило нам ускорить процессы работы с документами: их подготовку, в том числе коллективную, согласование, регистрацию и архивирование, а также повысить их качество за счет обеспечения своевременного доступа ко всей необходимой информации. И что особенно стоит отметить, нововведение способствовало повышению исполнительской дисциплины сотрудников Банка».

ОАО АКБ «Связь-Банк» основано в 1991 году. Генеральная лицензия Банка России № 1470. По данным «Сводной статистической информации по крупнейшим банкам» Центрального банка Российской Федерации Связь-Банк с 1 октября 2005 года входит в число 30 крупнейших российских банков.

Связь-Банк является участником системы обязательного страхования вкладов. Банк располагает сетью из 43 филиалов в регионах РФ. Связь-Банк активно развивает инвестиционно-банковское направление, в том числе услуги корпоративного финансирования, а также услуги для частных лиц.

Связь-Банку присвоены рейтинги Moody's Investors Service на уровне B2 и NP по долгосрочным и краткосрочным депозитам в иностранной и национальной валюте соответственно, и рейтинг финансовой устойчивости на уровне E+. Moody's Interfax Rating Agency присвоило банку долгосрочный кредитный рейтинг по национальной шкале на уровне Baa1.ru. Банк находится на 4 месте в рейтинге «Банки - лидеры по динамике развития в 2006 году» газеты «Известия», входит в пятерку самых инвестиционных банков по данным РБК.Рейтинг, занимает 15 место в рейтинге самых прибыльных банков за 1 квартал 2007 года газеты «Ведомости».

Связь-Банк признан «Лучшим кредитным банком года» по итогам деятельности в 2006 году (Финансовая Элита), в 2007 году удостоен премии «Финансовый Олимп» в номинации «Корпоративный банк. Динамика и эффективность».

ЗАО «Компания «ИнтерТраст» входит в пятерку лидеров российского рынка систем электронного документооборота. Она предоставляет комплекс услуг по созданию современных территориально-распределенных систем автоматизации документооборота, делопроизводства и бизнес-процессов, включающий: консалтинг в области документационного обеспечения управления, разработку, внедрение и сопровождение программного обеспечения, обучение пользователей работе с ним. Промышленные решения компании CompanyMedia© и OfficeMedia© являются одними из наиболее популярных на рынке как по категории решений для организаций крупного и среднего бизнеса, так и для предприятий малого бизнеса. Более подробную информацию Вы можете получить, посетив сайт Компании «ИнтерТраст» www.intertrust.ru.