«ABS Квазар-Микро» создала систему электронного документооборота

Москва, Киев, Алматы, Астана, 23 августа 2007. Сегодня компания «ABS Квазар-Микро» - совместное предприятие, созданное двумя ведущими ИТ- компаниями рынка Казахстана и специализирующееся на оказания корпоративным клиентам услуг в области консалтинга и системной интеграции, объявляет о завершении крупномасштабного проекта по созданию и вводу в эксплуатацию системы электронного документооборота в центральном офисе Пенсионного Фонда «Улар Умит» - одного из крупнейших институциональных инвесторов на внутреннем рынке республики Казахстан.
Дальнейшим развитием проекта станет организация единого информационного пространства, объединяющего центральный офис Фонда и все его филиалы.

Пенсионный Фонд «Улар Умит» был создан в 2001 году в результате объединения на паритетных началах двух крупнейших Пенсионных Фондов страны: НПФ «Улар» и НПФ «Умит». Целью объединения являлось формирование мощного финансового и социального института, отвечающего самым современным требованиям к предоставлению высокопрофессиональных услуг по пенсионному обслуживанию населения страны.
Сегодня объединенный Фонд обслуживает свыше 1,3 млн. человек, пенсионные активы превышают 172,34 млрд. тенге ($1,37 млрд.), что составляет 17,5 % от общего объема пенсионных активов Республики. Одной из важнейших задач Фонд считает развитие и укрепление своей филиальной сети с учетом региональных особенностей и потребностей клиентов. В настоящее время по всей стране уже действуют 33 генеральных представительства, 14 областных и три городских филиала Фонда, при этом его географическое присутствие неуклонно расширяется.
Одним из факторов, обусловивших успех слияния и эффективность работы Фонда, является четкое организационно-технологическое обеспечение планов развития основной деятельности. Фонд неизменно остается пионером и новатором в использовании передовых информационных- и Интернет-технологий для повышения эффективности своей работы и расширения портфеля услуг при привлечении и обслуживании вкладчиков. В русле этой тенденции находится и проект по созданию системы электронного документооборота.

Документооборот в современной финансовой организации затрагивает практически все аспекты ее работы, включая привлечение новых и обслуживание существующих клиентов, принятие инвестиционных решений, соблюдение внутренних регламентов работы и требований нормативной базы и др. При этом роль документооборота столь велика, что эффективность реализации его технологической основы является важнейшим конкурентным преимуществом. Именно поэтому руководство Фонда, проанализировав текущую практику работы с документами, приняло решение о разработке и внедрении комплексной системы электронного документооборота, позволяющей полностью автоматизировать создание и ведение архива документов, регистрацию и рассылку корреспонденции и организационно-распорядительных документов, формирование аналитических отчетов и управление базой знаний Фонда, управление ключевыми бизнес-процессами, а также эффективную поддержку совместной работы, включая проведение совещаний, исполнение и контроль постановлений и множество других процедур.

Разработчиком решения стала компания «ABS Квазар-Микро», имеющая большой опыт решения нестандартных сложных ИТ-задач, обладающая квалифицированным персоналом, реализововшая крупные проекты для финансовых учреждений.
В качестве технологической платформы создаваемой системы была выбрана высокопроизводительная гибкая модульная система Oracle Collaboration Suite. При этом за управление полным жизненным циклом документа, поиск информации и выполнение стандартных процедур последовательного утверждения и параллельного голосования отвечает модуль Oracle Content Services (OCS), а за управление нестандартными электронными процедурами работы с документами – модуль Oracle BPEL Process Manager (OPM).

Отметим, что выбранная технологическая платформа основана на открытых стандартах, в том числе, BPEL, XML, XSLT, XPATH, JMS, JCA и Web-службы. При этом одинокого эффективно поддерживаются как полностью автоматические регламенты, так и процессы, требующие вмешательства пользователей.
Отметим, что все подсистемы тесно интегрированы, что позволяет, например, назначать в OPM утверждающих лиц из числа пользователей Oracle Collaboration Suite. При этом обе подсистемы используют информационное хранилище OCS.

В результате внедрения системы, с которой активно работает руководство Пенсионного Фонда, значительно сократился бумажный документооборот организации, в частности, вся работа по созданию и согласованию документов была переведена в электронный вид (в системе Oracle Collaboration Suite). Теперь приказы по основной деятельности в бумажном виде хранятся только в архивном деле, а любой сотрудник Фонда может ознакомиться с ними в электронном виде. При этом хранение базы данных на сервере позволило увеличить число сотрудников, имеющих доступ к системе, и определить для каждого из них права и функциональные возможности - в соответствии с ролью в технологическом процессе.
Кроме того, все журналы регистрации входящих и исходящих документов теперь переведены в электронный вид, а поступившие в Фонд документы сканируются и, после вынесения резолюции, рассылаются исполнителям, что полностью исключает потерю пришедшего документа.
Чтобы согласовать документ с несколькими сотрудниками, теперь не обязательно добиваться личной встречи с каждым из них - достаточно отправить документ по маршруту на согласование и указать срок его выполнения.
В результате, руководство Фонда «Улар Умит» получило эффективный механизм контроля исполнения поручений. База знаний Фонда поднялась на новый уровень: стало возможно работать не только с самой информацией, но и анализировать способы ее получения и использования с помощью отчетов. Уже разработано множество различных отчетов, причем итоговые отчеты полностью «прозрачны», причем предусмотрена возможность программного контроля данных на каждом этапе.
Также, благодаря внедрению системы, вырос уровень информационной безопасности, в том числе, за счет централизованного обслуживания всей базы данных Пенсионного Фонда и централизованного хранения ее резервных копий, автоматического сохранения истории работы с документами и появления гибких возможностей ее анализа.

Отметим, что система Oracle Collaboration Suite предоставляет различные варианты работы c информацией в территориально-распределенной сети: репликацию и веб-доступ. Соответственно, в дальнейшем это позволит оптимально организовать единое информационное взаимодействие Фонда и всех его подразделений.

«Выполненный нами проект действительно масштабен – и по разнообразию решенных задач, и по степени интеграции решения в основную деятельность заказчика, и по технологической составляющей, - говорит Оксана Борисова, генеральный директор «ABS Квазар-Микро». – Внимание, которое уделяло проекту руководство Фонда «Улар Умит», квалификация и заинтересованность всех участников проекта и принесли ему успех и позволили заложить прочную основу для дальнейшего развития системы».

О компании «ABS Квазар-Микро»
«ABS Квазар-Микро» - совместное предприятие, созданное двумя ведущими ИТ- компаниями рынка Казахстана – ABS и «Квазар-Микро», специализирующееся на оказания корпоративным клиентам услуг в области консалтинга и системной интеграции.
О компании «Квазар-Микро»
«Квазар-Микро» (www.kvazar-micro.com) - один из ведущих поставщиков решений, продуктов и услуг в области информационных технологий в Восточной Европе и СНГ. Компания входит в состав ОАО «СИТРОНИКС». Деятельность компании включает управленческий консалтинг, внедрение систем управления предприятием, системную интеграцию, разработку программного обеспечения, ИТ-дистрибуцию, производство компьютерного оборудования, сервисные услуги и обучение.