EDSign: минимальные затраты и максимальное удобство электронной подписи

Все больше российских компаний – как крупные корпорации, так и SMB-сегмент - предпочитают электронный документооборот традиционному. Однако при использовании СЭД время от времени возникают спорные моменты, связанные с процедурой применения некоторых ее инструментов - в частности, электронной подписи. Большинство подобных затруднений смогла разрешить компания ЭОС, выпустив в 2009 году решение EDSign – программную надстройку для продуктов Microsoft Office, которая, по сути, в электронном виде дублирует весь регламент прохождения «бумажной» подписи документа. Сегодня EDSign активно используется в самых различных компаниях и организациях и рекомендовано производителем для любых систем автоматизации документооборота. При этом электронная подпись, сделанная с помощью решения ЭОС, имеет юридическую силу и защищена средствами криптографии.

Об электронной подписи

Согласно федеральному закону от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи», электронная подпись, или электронная цифровая подпись (ЭЦП) - это «информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию». По сути, это информационный объект, полученный при помощи криптографического преобразования информации и содержащий набор реквизитов, позволяющих идентифицировать владельца подписи и убедиться в достоверности документа.

Если еще проще, то ЭЦП - фактически аналог обычной «собственноручной» подписи, сопровождающей документ. Как и другие элементы СЭД, использование электронной подписи позволяет существенно экономить время прохождения документа через инстанции. Допустим, раньше в территориально-распределенной компании, чтобы подписать документ у директора, находящегося в центральном офисе, использовали услуги курьеров. Понятно, что даже пределах одного города, в условиях уличных пробок, этот процесс мог занять несколько часов. Отсюда можно сделать вывод, что процедура согласования даже электронного документа с «бумажной» подписью удобна благодаря устоявшемуся алгоритму (создание, рассылка, сканирование и печать и т. д.), но не всегда достаточно оперативна. При использовании ЭЦП подписание документа занимает считанные минуты независимо от расстояния.

Другим немаловажным преимуществом правильно оформленной ЭЦП является то, что подделать ее очень сложно. ЭЦП защищена наличием квалифицированного сертификата, выданного удостоверяющим центром, и ключевой пары (закрытый ключ для шифрования и открытый - для проверки подлинности), а также системы проверки статуса сертификата. А вот подлинность «собственноручной» подписи, если возникнет такая необходимость, подтвердить может только эксперт-почерковед.

Приведенные факты дают основание рассматривать ЭЦП как надежный инструмент, который позволяет как установить авторство, так и подтвердить целостность любых данных в электронном виде. Использование электронной подписи исключает, например, возможность искажения или изменения документа после его подписания. Область применения ЭЦП сегодня распространяется далеко за пределы обычного подписания документа - это и процесс согласования электронных документов (в том числе несколькими организациями), и ведение деловой переписки, и даже подпись компьютерных программ.

Добавим, что постепенно решается проблема законодательного регулирования использования ЭЦП. Так, одновременно с упоминаемым ранее Федеральным законом № 63-ФЗ был принят Федеральный закон от 6 апреля 2011 № 65-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «Об электронной подписи», который в большой мере устраняет пробелы правового урегулирования ЭЦП, приводя законодательные акты в соответствие с новым законодательством.

EDSign – простота и наглядность

Важной технологической инновацией в области ЭП стало появление продукта компании ЭОС - программной надстройки EDSign для офисных инструментов Microsoft Excel и Microsoft Word, которая не только обеспечивает возможности подписания документа с помощью электронной подписи, но и делает этот процесс максимально наглядным, а работу с документом максимально приближенной к привычной работе с бумажными документами. Ведь никаких дополнительных приложений - ничего, кроме, собственно, Word или Excel - для работы с документом пользователю не потребуется.

Дело в том, что на практике проверка отсутствия изменений в документе с момента его подписания вызывала некоторые затруднения, связанные с невозможностью выполнения привычной процедуры добавления дополнительной информации в уже подписанный документ – даты подписания, регистрационного номера, и т. п. В EDSign предусмотрено удобное решение этой задачи: в тексте подписываемого документа можно создать необходимое количество дополнительных полей, информация в которые может быть внесена в любой момент, в том числе и после первого подписания документа. При этом дополнительные поля вставки также подписываются соответствующей электронной подписью. Это гарантия того, что содержимое дополнительных полей точно соответствует информации, внесенной в эти поля обладателем соответствующего сертификата электронной подписи.

Кроме того, EDSign позволяет собрать на документе несколько подписей в строго определенном порядке, что делает возможным совместную работу над документом без использования систем документооборота. Порядок подписания задается внутри самого документа.

Удобное редактирование полей вставки EDSign обеспечивает легкое и удобное заполнение различных анкет, договоров и других документов в электронном виде с фиксированным набором полей.

Таким образом, EDSign позволяет реализовать работу с электронными подписями в соответствии со сложившимися привычными процедурами обработки бумажных документов с «собственноручными» подписями, сохраняя преимущества работы с электронными документами. Результатом станет удобство с одной стороны, а с другой - повышение скорости и надежности в сочетании со снижением затрат.

Преимущества EDSign

Первая версия EDSign появилась в 2009 году, и со временем решение ЭОС нашло применение во многих компаниях самых разных отраслей деятельности: коммерческих организаций, региональных и федеральных органов исполнительной власти. Разработчики и пользователи EDSign выделяют несколько преимуществ надстройки.

Подписать электронный документ так же легко, как бумажный. Привычная логика подписания и регистрации. Процедуры обработки и подписания документов с помощью EDSign будут такими же, как для бумажных документов. EDSign позволяет вносить в документ информацию, не разрушая подпись, и дает возможность устанавливать последовательность подписания.

Юридическая значимость в соответствии с ФЗ-63 об электронной подписи. Благодаря этому документ становится равнозначным бумажному. Программа позволяет подписывать электронные документы усиленной, в том числе и квалифицированной, электронной подписью.

Визуальное отображение в документе атрибутов. Можно добавлять при подписании в документ факсимиле, текст и другую информацию. Электронный документ, подписанный электронной подписью, может выглядеть так же, как его бумажный аналог.

Привычный интерфейс MS Word и MS Excel. Просмотр документов с подписями на любом устройстве. Подписанные файлы остаются файлами MS Word (Excel) и могут просматриваться стандартными средствами. Подписи являются отсоединенными, хранятся в контейнере Open XML в соответствии со стандартом XML-DSIG. Проверка подписей возможна не только с помощью программы EDSign, но и в онлайн-режиме через Интернет.

Согласование электронных документов. EDSign позволяет реализовывать регламенты визирования/подписания документов определенного вида вне зависимости от способа совместной работы (система документооборота, электронная почта и т.п.).

Сходства и отличия электронной и бумажной подписей

Эксперты в области СЭД сетуют на то, что основной причиной медленного роста популярности ЭП является недоверие пользователей к средствам электронного документооборота и отсутствие должной практики применения, которая могла бы сформировать адекватное отношение к ЭЦП. Если разобраться, процедура постановки электронной подписи, кроме рабочей среды, ничем не отличается от процедуры постановки подписи бумажной. Зато электронный обмен документами имеет значительные преимущества перед обычным: удешевляет процедуру подготовки, доставки, учета и хранения документов, повышает конфиденциальность и безопасность обмена, значительно сокращает время движения документов.

В обычном бумажном документе, готовом для подписания, имеются специальные пустые поля: для подписи, регистрационного номера и даты, иного текста. Достаточно часто подписи сопровождаются соответствующей датой. Также встречается сокращение М.П., которым обозначается то место, куда нужно поставить печать организации. Эти реквизиты документа можно разделить на три типа: текстовые (регистрационные номера и даты подписания документа, ФИО подписывающих лиц и их реквизиты, другие подобные тексты), графические (факсимиле собственноручных подписей, изображения печатей штампов и т. п.) и даты (текущие даты подписи или оформления и т.п., в частности, дата регистрации).

Чтобы перенести этот процесс на электронный документ, нужно предусмотреть возможность вставить в него данные для перечисленных выше полей. Значения в этих полях появляются только в момент подписания и оформления документа. Любое действие, совершаемое человеком, означает подписание им документа посредством механизма электронной подписи. В результате первоначальный текст документа вместе со ссылкой на будущее значение и значение поля, поставленное в момент нанесения электронной подписи, будут ею же и защищены. Когда будут ставиться соответствующие электронные подписи, будут появляться и значения этих полей. Таким образом, человек будет представлять себе электронный документ на любой стадии его подписания так же, как бумажный. Более того, электронная подпись позволяет идентифицировать не только того, кто заполнял поле графического изображения собственноручной подписи, но и любого человека, вносившего значения в другие поля, например, регистрировавшего документ, ставившего печать и т. п.

Документ EDSign хранится в формате присоединенной электронной подписи. Данный формат обеспечивает хранение исходного текста документа и всех его электронных подписей в одном файле. Если продолжить аналогию с бумажным документом, то это будет соответствовать тому, что вместе прошиты все страницы документа и что все они скреплены каждой из электронных подписей документа.

Начало работы с EDSign

В общих чертах, работа с EDSign реализована так, чтобы быть понятной любому человеку, даже имеющему общие представления об офисных программах.

Например, при регистрации документа подготовленный по соответствующему шаблону документ направляется на подписание. Адресат ставит подпись: выделяет поля подписи, кликает на значке «Подписать».

Далее документ отправляется регистратору, который, так же используя интуитивный интерфейс, указывает регистрационный номер, дату, другие данные в соответствующих полях, удостоверяет их своим собственным сертификатом (это не отображается в документе).

Таким образом, любой специалист, открывший документ на том же MS Word, увидит на нем подпись и регистрационные данные, сможет убедиться в их подлинности.

Проверка подписи возможна прямо в программе MS Word, если у пользователя также внедрена надстройка EDSign: для этого достаточно открыть вкладку «Обзор документа», и в левой части экрана раскроется перечень всех ЭЦП, присутствующих в документе, и их параметры.

С помощью подобных же процедур осуществляется подписание договора несколькими сторонами. Пользователь вводит параметры подписания и закрепляет их электронной подписью. Параметры отображаются в соответствующих полях документа.

То же происходит с остальными атрибутами - например, полем «Дата».

Наконец, обе стороны проставляют факсимиле подписи, которое можно воспроизвести прямо в программе.

Настройка EDSign

Надстройка EDSign имеет ряд регулируемых параметров, которые отображены в окне настроек. «Общие» настройки и закладка «Вид» предназначены для сохранения различных пользовательских настроек - таких как размер факсимиле, формат даты, стиль документа и т. д.

Закладка «Подписание» позволяет выполнить настройки процедуры подписания документа - ввода необходимых атрибутов. Например, в поле «Сертификат по умолчанию» с помощью соответствующих кнопок можно указать сертификат, который будет использоваться по умолчанию для подписания с этого компьютера, или, соответственно, сбросить указанный ранее сертификат. Здесь же устанавливается источник для получения факсимиле, параметр ввода подписи.

Закладка «Настройки КАРМА» - настройка параметров криптографического сервиса КАРМА: путь к исполняемому файлу, режим протоколирования и т. д.

Закладка «Редактирование» - установка разрешения редактирования документа и сохранения истории редактирования.

Практикум: подписание документа EDSign

1. Откройте подготовленный вами шаблон «Бланк заявления на очередной отпуск.docx».

2. Двойным щелчком по полю «Должность сотрудника в р.п.» вызовите область для ввода текста. Заполните поле. Для выхода из режима ввода кликните мышкой в произвольное место рабочей области. Таким же образом заполните поля «Фамилия И.О. сотрудника в р.п.», «Количество дней» и «ФИО».

3. Перейдите к полям «1й день отпуска» и «Последний день отпуска». Двойным щелчком вызовите календарь, на котором укажите необходимые даты.

4. На вкладке EDSign в панели пользователя нажмите «Подписать». Выберите сертификат в появившемся окне «Выбор сертификата». Нажмите «Ок».

Появится окно «Ввод общих параметров подписания». Нажмите «Подписать».

5. В открывшемся окне «Графическая подпись» вам предлагается сделать изображение самостоятельно. Это можно сделать при помощи мыши или графического планшета. Так же можно загрузить файл изображения, воспользовавшись кнопкой «Открыть».

Результатом ваших действий будет подписанный документ.

Резюме

Еще раз напомним, что EDSign подходит для любых систем автоматизации документооборота, в которых редактирование и просмотр текстов происходят в Microsoft Word/Excel. Кроме того, EDSign можно использовать и вне любой СЭД на отдельных компьютерах. Программа актуальна для территориально-распределенных компаний, для компаний, имеющих большое количество партнеров или активно участвующих в тендерах - везде, где нужен быстрый обмен подписанными документами.